Gestión presupuestaria en OpenERP

El objeto del presente documento es el de diseñar un presupuesto de ingresos y gastos para cualquier tipo de empresas según las áreas operativas que tenga definidas.

A nivel conceptual, podemos clasificar los presupuestos del modo siguiente:
SEGÚN EL HORIZONTE TEMPORAL

• A corto plazo
• A largo plazo

SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

De operación o económicos

• Presupuestos de Ventas:
• Presupuestos de Producción:.
• Presupuesto de Compras
• Presupuesto de Costo-Producción:
• Presupuesto de flujo de efectivo:
• Presupuesto Maestro

Financieros

• Presupuesto de caja

El objetivo de este post, es el de describir como se realizaría en OpenERP un presupuesto operativo a un año, para una empresa de servicios.

Lo primero que hay que contemplar, es que tengamos instalados los módulos que son necesarios:

En nuestro caso será el módulo C2C_Budget de Camp to Camp (previamente deberemos tener todos los módulos relativos a la contabilidad analítica instalados).

Para poder controlar el desfase de ingresos y pagos hay que crear las posiciones presupuestarias de ingresos y gastos de todas y cada una de las cuentas analíticas asociadas a las áreas operativas previamente definidas de nuestra empresa.
Para poder realizar un presupuesto operativo, disponemos de dos módulos dentro de openerp:

• Account_budget
• C2C_Budget

Paso Primero:  Definiendo los conceptos presupuestarios

Cuando instalamos el módulo C2C_Budget, se nos añaden nuevas funcionalidades dentro de la sección de:
Contabilidad y Finanzas->Presupuestos, tal y como se muestra en la imagen adjunta:
Estas entradas son las que nos van a permitir definir, en primer lugar los conceptos presupuestarios (budgets items) que deseamos incluir en nuestras lineas presupuestarias (Budgets Lines), que se encuentran dentro del presupuesto global de nuestra empresa (Budget).
Veamos cada uno de los conceptos anteriores, a través del ejemplo siguiente:
Supongamos que tenemos una empresa de ingeniería que realiza dos proyectos:

• Una planta incineradora
• Una Planta hotelera.

Nuestra empresa, sólo tiene como gastos los de personal (sueldos, EPSV y dietas). En base a todo esto cumplimentaremos nuestro presupuesto anual para nuestra empresa en base a los datos siguientes:

• Presupuesto Gastos Planta incineradora: -25.100
• Presupuesto Ingreso Planta incineradora: 31.000
• Presupuesto Gasto Planta hotelera: -19.000
• Presupuesto Ingreso Planta hotelera: 19.000
• Gastos Dietas personal: -25.000
• Gastos sueldos y salarios:-46.000
• Gastos EPSV:-1.400

En base a todo esto, nuestro objetivo es confeccionar el presupuesto anual de openerpweb, atendiendo a la siguiente estructura presupuestaria:

Siguiendo la imagen anterior, y para obtener el desglose mostrado, deberemos crear los conceptos presupuestarios vista siguientes:

• Ingeniera proyecto (item padre del que depende el resto),
• Planta incineradora,
• Planta hotelera, y
• Personal de Ingeniería.

De los conceptos anteriores, asignaremos sus posiciones de ingresos y gastos, salvo el de personal que es íntegro de gasto, tal y como se muestra en la imagen adjunta para el item de Planta Incineradora.
En la pestaña de Budget Items ponderemos los conceptos y el tipo vista (ya que de ella cuelgan las posiciones presupuestarias de ingresos y gastos para este concepto), y en la pestaña Children, daremos de alta los conceptos presupuestarios de ingresos y gastos asociados a esta planta incineradora, especificando por cada uno de estos conceptos, a que cuentas financieras están asociados (así la cuenta financiera asociada a la posición de gasto será del grupo 6 por ejemplo, mientras que la de ingreso será del grupo 7).

Así procederemos con todos los conceptos mostrados en la estructura presupuestaria de nuestra empresa de ejemplo, hasta completar una vista lista de conceptos presupuestarios como se muestra en la imagen adjunta:

Obsérvese la secuencia de los elementos, y los tipos (Vista agrupación, se suman los saldos de las cuentas tipo normal que cuelgan de ella: negativo para gasto y positivo para ingreso, con lo que se genera saldo neto).
Si queremos ver un resumen de la estructura presupuestaria creada, basta con que la editemos dentro del menú de Contabilidad y Finanzas->Presupuestos-> Budget Structure.

Paso segundo: Definiendo el presupuesto genérico

El paso siguiente es definir el presupuesto anual de Ingeniera de nuestra empresa para lo cual iremos a la sección de budget de contabilidad y finanzas y daremos de alta nuestro presupuesto anual, tal y como se muestra en la imagen adjunta:

Importante marcar una fecha de inicio y fin, y aconsejable codificarle de cara a las revisiones presupuestarias.
Lo siguiente a realizar y previo a la definición de las líneas presupuestarias, es crear el concepto de Revisión presupuestaria, ya que las líneas presupuestarias van asociadas a un presupuesto y a una revisión presupuestaria. La cumplimentación de la versión presupuestaria se realizará según la imagen adjunta:

Una vez culminado esta parte, ya estamos en condiciones de ir dotando las líneas presupuestarias con sus cantidades de ingresos y gastos (con signo negativo).

Paso Tercero: Definiendo Las líneas presupuestarias

Las líneas presupuestarias, no son mas que la dotación en términos económicos de las partidas de ingresos y gastos asociados a un concepto presupuestario, dentro de una versión de presupuesto, y para un periodo concreto, tal y como se muestra en la imagen adjunta:

Nota: Sino queremos hacer dotaciones por periodos mensuales, para no extender demasiado las líneas presupuestarias, se podría realizar una imputación al último periodo del año.
El inconveniente está en que no se podrán hacer comparativas por periodos.

Paso Cuarto: Generando los informes presupuestarios

Una vez cumplimentado todos los datos anteriores, la impresión del presupuesto comparativo ya es sencilla. Basta con seleccionar el imprimir, seleccionar los periodos, marcar que separe por cuentas analíticas, e indicar la cuenta analítica asociada al presupuesto en cuestión.
Tal y como se muestra en el informe adjunto: